L’absence de formule de salutation dans un courrier électronique peut être perçue comme une marque de désinvolture ou d’impolitesse, en particulier dans un contexte professionnel. Certaines entreprises considèrent le simple « Bonjour » comme insuffisant, tandis que d’autres privilégient la brièveté pour gagner en efficacité.Des recruteurs signalent régulièrement l’absence de politesse dans les lettres de motivation comme un motif d’élimination directe d’une candidature. Pourtant, les codes varient selon les secteurs, les habitudes culturelles et le degré de familiarité entre les interlocuteurs.
La politesse à l’écrit : un enjeu pour la communication professionnelle
Dans l’univers de l’email professionnel, la politesse n’est pas un automatisme. C’est une preuve de respect que l’on adapte selon la situation et la personne à qui l’on s’adresse. Adresser le même email à un client, un recruteur ou l’administration sans différencier le ton revient à ignorer les règles implicites de la communication professionnelle. Les formules familières ou raccourcis du quotidien n’ont pas leur place ici : chaque mot compte, chaque formulation fait la différence.
Pour donner à un e-mail professionnel la juste allure, il s’appuie sur quatre bases incontournables :
- objet précis
- formule de politesse à l’ouverture et à la fin
- contenu concis et structuré
- signature complète et professionnelle
Autre point qui ne trompe jamais : l’adresse email. Optez toujours pour une adresse qui combine nom et prénom, bannissez les surnoms ou jeux de mots. Quant à l’orthographe, elle demeure non négociable. Une faute, et le message perd de sa crédibilité avant même d’être lu. Les fautes d’orthographe restent la première cause d’élimination de nombreuses lettres de motivation.
Faire preuve de politesse ne veut pas dire diluer son propos ou ralentir la lecture. Un écrit respectueux ne supporte ni smileys, ni majuscules tapageuses, ni abréviations issues du langage parlé. On ajuste aussi la civilité et le titre professionnel : « Madame la Présidente », « Monsieur le Directeur » ou, dans l’incertitude, « Madame, Monsieur ». L’en-tête et la signature donnent le ton et installent le cadre : nom, fonction, organisation, moyens de contact, rien de superflu, rien d’absent.
Faut-il toujours commencer un mail par « bonjour » ?
Le « bonjour » en tête d’email s’est largement imposé, parfois jusqu’à être utilisé systématiquement. Pourtant, cette formule n’est pas incontournable. Son usage dépend du contexte de l’échange, de la relation entre l’expéditeur et le destinataire, et du degré de formalité attendu.
Au sein de nombreuses entreprises, un « bonjour » amorce volontiers chaque conversation virtuelle, instaurant une touche humaine, une ouverture. Mais pour des échanges plus officiels, demande adressée à l’administration, candidature auprès d’un recruteur, sollicitation d’un supérieur hiérarchique, mieux vaut privilégier la civilité d’usage : « Madame », « Monsieur le Directeur », « Madame la Présidente ». Dans ce cas, le « bonjour » laisse place à une formule classique et solennelle.
Entre collègues ou partenaires de longue date, le « bonjour » se fait plus souple, parfois accolé au prénom. A contrario, dans les échanges en anglais, c’est le « Dear » qui s’impose, que l’on reste dans la sphère formelle ou non.
Quelques repères facilitent le choix des salutations selon la situation :
- Chaque contexte réclame une formule de politesse adaptée : il s’agit de respecter la relation et les coutumes du secteur d’activité.
- Pour un client ou une personne déjà familière : « Bonjour » seul peut suffire, voire « Bonjour + prénom ».
- Pour toute démarche officielle, candidature comprise : adoptez « Madame », « Monsieur » ou ajoutez le titre le cas échéant.
Rien n’est anodin dans la salutation d’un email. Savoir l’adapter selon l’interlocuteur est la marque de la courtoisie en ligne autant que d’une bonne compréhension des usages professionnels.
Conseils pratiques pour choisir la formule de politesse adaptée au contexte
Il ne suffit pas d’appliquer mécaniquement une formule de politesse : il faut aussi penser au contexte, au statut du destinataire et à la relation. Lorsque l’interlocuteur est un client, un recruteur ou représente l’administration, une tournure formelle fait autorité : « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée. » Cela installe la distance attendue et valide le sérieux de la démarche.
Dès que les échanges s’installent dans la durée, on peut alléger le ton sans le rendre familier pour autant. « Bien à vous », « Cordialement », « Bonne journée » sont autant de formules efficaces et adaptées à la sphère professionnelle, connues et reconnues. Elles disent le respect et facilitent le rythme de travail.
Pour une demande officielle, formuler simplement : « Je sollicite… », « Je vous serais reconnaissant de… ». En signe de reconnaissance, on peut écrire : « Je vous remercie par avance du temps que vous m’accorderez. » Chacune de ces phrases illustre l’effort de précision et la clarté recherchée dans la communication professionnelle.
- Pensez à adapter la civilité en fonction du statut : « Madame la Présidente », « Monsieur le Directeur ».
- Abstenez-vous d’abréviations (comme « cdt », « A+ ») ou de tournures qui relèvent du registre familier dans un e-mail professionnel.
- Si l’échange s’effectue en anglais, choisissez la formule adaptée : « Kind regards », « Yours sincerely » selon la situation et le niveau de proximité.
Pour conclure chaque message, évitez la précipitation. La signature en dit long : elle doit présenter nom, fonction, entreprise et moyens de contact. On associe sérieux et efficacité en une phrase de bas de page.
Erreurs courantes et formulations à éviter dans les mails et lettres de motivation
L’envoi d’un e-mail professionnel ou d’une lettre de motivation révèle d’emblée le degré d’appropriation des codes de la courtoisie en ligne. Premier piège récurrent : mal soigner l’objet du mail. Un intitulé trop vague, trop général, truffé de majuscules ou surchargé de points d’exclamation, irrite plus qu’il n’attire. Optez pour un objet bref, précis, parfaitement raccord avec le corps du mail.
Autre travers bien connu : employer une formule de politesse démodée ou trop fleuri. Les expressions telles que « sentiments dévoués » ou « croire en votre très haute bienveillance » n’ont plus cours. Même règle pour les diminutifs issus de la messagerie instantanée (« cdt », « A+ ») qui sont à proscrire dans tout contexte professionnel. Un style sobre et respectueux prévaut toujours.
Sur la forme, l’orthographe et la syntaxe méritent une relecture attentive. La moindre faute dans la salutation, la formulation ou la signature discrédite l’auteur et annihile l’effet recherché.
Voici quelques points clés à surveiller pour éviter les faux pas les plus courants :
- Utilisez un email neutre et professionnel (prénom.nom), écartez toute fantaisie ou surnom équivoque.
- Soignez votre signature : mentionnez nom, fonction, entreprise, moyens de contact, et bannissez émoticônes ou éléments décoratifs.
- Ne remplacez jamais « Monsieur » par « Mr » : cette abréviation n’a pas lieu d’être dans un écrit en français.
Enfin, attention aux majuscules agressives, à la cascade de points d’exclamation, ou à l’emploi de mots comme « gratuit » ou « urgent » dans l’objet, qui risquent de déclencher méfiance et filtres automatiques. Un style discipliné et pondéré aura toujours plus de portée qu’un excès de zèle tapageur.
Prendre le temps de choisir la bonne formule de politesse dans un mail, c’est donner à son message toutes les chances d’atteindre sa cible, d’installer un climat de confiance et d’enclencher des échanges constructifs. Quelques mots choisis suffisent souvent à ouvrir plus de portes que des formules figées ou bâclées.
